Система задачиделания. Механика. Навигация. Простота

Система задачиделания. Механика. Навигация. Простота

Три года назад мы задумали создать “Джедайскую академию”, до сих пор не в полной мере понимаем, что это такое. Тем не менее, за это время программа “академии” обзавелась четырьмя образовательными продуктами, которые мы с командой запускаем с определённой периодичностью. Например, “Как (не)читать книги” и Хулилогика чередуются с перерывом в две недели, а Спринт и (не)Челлендж начинаются с отставанием друг от друга в месяц и продолжаются три месяца. То есть уже сформировалась некоторая рутина, которая легко запоминается и воспроизводится. И вот когда в рутине случается какое-то изменение, даже временное, это событие разрушает сформированную привычку.

Этим летом мы запланировали кое-какие мероприятия, обговорили их друг с другом и решили, что немного изменим наше расписание мероприятий. То есть один из ближайших потоков (не)чтения и логики будет без двухнедельного окна. Поговорили и поговорили. Через какое-то время я начал планировать расписание и напрочь забыл о том, что мы отказались от окна. Забыл по ряду причин: не записал в заметку, не сработал компенсационный механизм (меня не “прокакделировали”), и просто у меня не было системы планирования задач, в которой бы отразилось это изменение, и я сам себя “прокаделировал”.

В общем, я продолбался, и когда уже были приобретены билеты на оба курса, я начал менять расписание и предупреждать участников. В общем, продолбыш сделал из меня раздолбыша. И меня ещё в команде обязательно потроллили: вот если бы у тебя была система планирования, то ты бы не продолбал задачу.

Ну да, справедливо.

Система, которой я избегал семь лет

В тот момент я сказал себе: гадский гад, как же я не хочу этого делать! Семь лет избегал списков задач, проектов; когда-то они нанесли непоправимый урон психическому здоровью, и я считал, что от них больше стресса, чем пользы.

Задачи имеют свойство занимать всё расписание, определённое для их выполнения, и высасывать силы, а это не очень хорошо соотносится с моими текущими ценностями: семья, качественное время с близкими, хобби, сообщество заметковедов, канальчик, чтение на кушетке в кабинете. По крайней мере, я был в этом убеждён. Однако, что если по какой-то причине я “неправильно” готовил списки задач? Мне хочется верить, что семь лет “на свободе” научили меня более сбалансированному отношению к тому, что делаю и как делаю. Поэтому: давай восстанавливать систему планирования, сказал я себе.

Я горжусь, что долгие годы управлял огромным бизнесом с помощью блокнота, календаря и электронной почты. Да, там тоже были механизмы компенсации и гораздо более суровые, включающие многоступенчатый контроль, но система работала как часы. Попробую восстановить и доказать (самому себе), что эта система до сих пор эффективна, и, скорее всего, даже более эффективна, чем та, в фундаменте которой “модные” приложения ведения дел.

Да, моя система, как и любая другая, не идеальна, продолбыши случаются, но соотношение стресс-исполнительность значительно более сбалансировано. Даже если что-то я продолбал, никакой трагедии, я расставлю в системе дополнительные точки контроля, но о них сегодня речь не пойдёт.

Система убеждений

Перед тем как описать синергию инструментов системы задачиделания, очень важно рассказать об остальных убеждениях1, на которых она стоит.

Какое-то время назад, пусть будет десять лет, я был крайне технократичным, то есть стремился оцифровать и настроить максимально безбумажную среду, использовать исключительно самые современные гаджеты и самые многофункциональные приложения. Когда выходило что-то новенькое, я всенепременно бросал уйму сил и энергии на адаптацию и встраивание всего “продвинутого” и современного в свою ежедневную деятельность. Возможно, это и стало причиной, почему я не очень люблю современные, красивые приложения.

Вся моя философия работы с записями и задачами опирается на отказ от использования специализированных приложений, не потому что они плохие, а в большей мере потому что я решил, что лучший объект – это тот, функции которого выполняются без необходимости добавления чего-то нового2. Можно в какой-то степени сказать, что я бережливо отношусь к выполнению задач, точно в срок и только то, что нужно.

А для этого у меня уже есть всё, что необходимо: ручка с бумагой, Obsidian для записей и Emacs с org-модом. Последний, кстати, очень хорошо вписывается в концепцию идеального объекта. Он так же, как и Obsidian, работает с текстовыми файлами3.

Другим элементом философии является отказ от немедленного действия: я не формулирую задачу, пока не сделаю об этом запись. Понятие “запись” в данном контексте употребляется достаточно вольно: ей может быть комментарий в ежедневнике или несколько строк в журнале наблюдений, практику которого я постепенно восстанавливаю. Документирование мыслей перед записыванием задачи позволяет лаконично и значительно более понятно сформулировать то, что планирую сделать, понять природу и суть действия.

При формулировании задач я преимущественно использую ручку. “Царапание” бумаги значительно повышает внимание, поэтому письменные записи в моей системе задачиделания используются повсеместно.

Механика. Как я принимаю решения выполнять задачу или нет

Дальше я буду описывать свои действия, но это те действия, которые “завелись” у меня. В каждом отдельном случае они требуют адаптации под индивидуальные настройки пользователя.

Если в процессе записывания чего-то: это может быть мысль, критический анализ текста, размышления о прошедшем дне, у меня возникает необходимость сделать какое-то действие, и если это действие не может быть исполнено немедленно, то я переворачиваю свой ежедневник на последние страницы (сейчас это стр. 196-202) и делаю запись, которая начинается с действия: установить, скачать, написать, позвонить, прочитать, найти – вполне понятные действия, которые не требуют дополнительной интерпретации.

Задачи из списка я просматриваю ежедневно, обычно один раз в день утром. Выбираю три задачи, которые хочу или считаю необходимым выполнить, и переписываю их на бумагу: стикер, который я приклеиваю в блокнот. Из трёх задач только одна является абсолютным приоритетом, все остальные выполняются по остаточному принципу: сделал – хорошо, нет – ну и ладно.

Если при просмотре списка задач появляется та, на выполнение которой требуется более чем одно действие или требуется длительная работа, то она приобретает статус проекта4. Проект автоматически получает заметку, где я описываю свои успехи и результаты деятельности. Заметка – это опыт, который сохраняется в Obsidian, а сами задачи по проекту хранятся в Emacs с org-mode, среди прочих задач.

Ещё одним источником задач (быстрые задачи) является мой журнал, в котором я записываю события и время, когда они произошли, делаю своеобразную фотографию дня. Тут важно уточнить, что сюда попадает не всё, а только то, что мне важно сохранить как память. Поэтому это тоже очень экономная деятельность. За неделю из журнала в задачи перекочевали, наверное, не более трёх.

Подведу небольшой итог:

  1. Задача не становится задачей, если она не зафиксирована либо в ежедневнике, либо в журнале.
  2. После записи задачи я либо выполняю её сразу, либо заношу в список в конце ежедневника (а позже переношу в Emacs).

Система навигации в блокнотах и текстовых файлах

Так получилось, что моя система записей тесно переплела друг с другом цифровые и аналоговые средства. Прежде чем что-то попадёт в цифровую среду Obsidian или Emacs (это то приложение, которое я использую как задачник), это сначала будет написано на бумаге. Задача, повторюсь, формулируется сначала на бумаге; если выполнить её сразу невозможно, то она попадает в список в конце блокнота, где я указываю номер страницы, к которому потом добавляется уникальный идентификационный номер моей системы записей, чтобы можно было быстрее найти в Obsidian.

Те задачи, которые являются проектами, получают префикс prj и удостаиваются отдельной заметки; в блокноте я их обвожу чёрной ручкой и также добавляю ID из Obsidian. У задач в конце блокнота, как и у всего, есть цветовая кодификация: красным я записываю текст задачи. Комментарии, номера страниц и ID – чёрным. Фиолетовый цвет для каких-то пометок, обычно объясняющих более широкий контекст.

По сути, исполнение простое:

  1. Подумал → записал на бумаге.
  2. Если это задача — выполнил.
  3. Если выполнить сразу нельзя — записал в конце ежедневника.
  4. Ежедневно просматриваю список, выписываю три задачи на день (из которых только одна — обязательная).

А что с цифровым задачником?

Org-mode, Emacs

“GTD” Дэвида Аллена я прочёл больше четверти века назад. Моя система управления делами пережила множество цифровых трансформаций: от приложения MLO Андрея Ткачука (вроде так его зовут) до папок на карте моего КПК и папки с txt-файлами, которые мне нравятся больше всего. Универсальный рецепт, не требующий вообще ничего. Я не очень люблю всякие приложения с записями, которые работают только в одном приложении. Повторю один из тезисов: использовать только универсальные решения, которые можно “пересобирать” на чём угодно.

NOTE
  • Если перестал работать Org-mode → переезжаю в Obsidian.
  • Перестал работать Obsidian → переезжаю куда-то ещё

Emacs со своим недружелюбным интерфейсом предлагает крайне удобную систему ведения задач. В org-mode есть всё, что может пожелать “задачидеятель”. Всё и даже больше:

  • простой список дел,
  • система проектов,
  • логирование времени выполнения,
  • повторяющиеся задачи,
  • комментирование,
  • заметковедение и многое другое.

И самое главное — всё это в простых TXT-файлах. Как я люблю.

Что предлагает Emacs для задачиделания – так это максимальную простоту. Такой простоты я не встречал никогда, только разве что когда впервые настраивал свою систему GTD. Полное отсутствие раздражителей, уведомлений, всплывающих окон, использования гаджетов. Опыт использования среды Emacs чем-то напоминает опыт от написания задач ручкой на бумаге, но самое главное – требует внимательности и не очень дружелюбен к тем, кто торопится.

Каждый день, когда я просматриваю список задач в конце ежедневника, я аккуратно переношу их в Emacs, не все, а только те, которые считаю нужными и действительно важными. Делаю это медленно и вдумчиво, избегая лишней работы или работы, которая не приближает меня к моим целям.

Подведу большой итог всего сказанного

Моя система задачиделания стоит на принципах бережливого производства (точно в срок) и с учётом идеального объекта (когда функция объекта выполняется без самого объекта). Я не записываю задачу в задачник, не сделав об этом запись в ежедневнике. Задача записывается в конце ежедневника.

Список задач я просматриваю ежедневно, выбираю три, которые выполню в этот день, из которых лишь одна важная настолько, чтобы её выполнить, остальные расцениваю приятным бонусом. Все задачи, которые написаны в конце ежедневника, перекочёвывают в org-mode Emacs, который у меня практически всегда открыт и который я регулярно просматриваю.

Главный принцип, которым руководствуюсь при настройке системы: чем проще, тем лучше.

И в качестве финальной мысли: главным ограничением любой системы задачиделания является человек. Исходя из этого, я выбираю три задачи на день.

Повторю еще раз, то как у меня настроена система задачиделания

  1. Ни одна задача не записывается в задачник, если она не была сначала зафиксирована в ежедневнике.
  2. Все задачи сначала попадают в конец ежедневника.
  3. Список задач пересматривается ежедневно, выбираются три на день, из которых только одна — обязательная.
  4. Задачи из конца ежедневника переходят в org-mode Emacs, который у меня всегда открыт и регулярно просматривается.

Главный принцип: Чем проще, тем лучше.

BIO

theBrain mapping

ID: 202503021003 Source:: Friend:: Child:: Next:: Самое очевидное ограничение системы планирования

Footnotes

  1. Почему остальных? Потому что о некоторых я уже рассказывал в других эссе: ↩

  2. В терминологии ТРИЗ – это идеальный объект ↩

  3. Текстовые файлы – это тоже элемент философии, но немного иной: “только файлы”. Нет специализированным программам, только то, что можно легко использовать с другим приложением. А текстовые файлы – самое простое ↩

  4. Сейчас у меня один большой проект: диссертация. И два маленьких, больше развлечение чем проекты: исследование философии занятости и рецепты как создать свои чернила ↩